Um den Veranstaltenden jedoch frühzeitig zu ermöglichen, die Termine bereits festgelegter Veranstaltungen zu kennen, ruft die Stadt Northeim dazu auf, feststehende Termine für das Stadtgebiet und die Ortschaften zu melden, so dass diese in den Veranstaltungskalender eingepflegt werden können.
Wer der Stadt Northeim einen Veranstaltungstermin zur Weitergabe an „Erlebnis Kultur“ melden möchte, kann dies komfortabel über ein Formular erledigen. Zu finden auf der Startseite der Homepage unter dem Menüpunkt Veranstaltungen. Aber auch die Mitteilung an die Mailadresse veranstaltung(at)northeim.de mit allen Informationen, möglichst mit Bild, ist möglich.
Der Kalender bietet eine gute Orientierungshilfe für Planungen von Festen je mehr Einträge dort zu sehen sind. Gemeldet werden können alle Veranstaltungen, die in der Stadt Northeim und den Northeimer Ortschaften stattfinden. Die Informationen werden, nachdem sie bei der Stadt Northeim eingegangen und geprüft sind, an "Erlebnis Kultur" zur Pflege des Kalenders weitergeleitet. Durch die Kooperation mit Erlebnis Kultur gibt es einen umfassenden Mehrwert: Veranstaltungen werden zusätzlich über verschiedenste Kanäle wie z.B. dortige Homepage, einen Newsletter oder per Blog, per Presseinformationen, über Social Media oder den Veranstaltungskalender in den Tageszeitungen veröffentlicht. Die Zielgruppen werden optimal bedient. Auf der Homepage der Stadt Northeim gibt es zudem einen Sportkalender und den regionsweiten Kulturkalender "Erlebnis Kultur".