Auf diese einfache Formel lässt sich bringen, was sich in den Kellerräumen des Northeimer Rathauses verbirgt. Akten von historischem Wert werden dort aufbewahrt und - wie es in der Fachsprache heißt - erschlossen. Hinter dem Begriff versteckt sich nichts anderes, als dass die Akten verzeichnet, z. T. mit Inhaltsangaben versehen werden, um für eine zielgerichtete Benutzung zur Verfügung zu stehen.

Aber in den Akten verbirgt sich nicht nur Stadtgeschichte, die den Forscher, ob Wissenschaftler oder heimatgeschichtlich Interessierten, reizt, sondern in ihnen dokumentieren sich auch Rechtsansprüche der Stadt. So nimmt es dann auch nicht Wunder, dass der Hauptnutzer des Stadtarchivs die Stadtverwaltung selbst ist. Die einzelnen Ämter greifen auf Aktenbestände zurück, die, da im aktuellen Geschäftsverkehr nicht mehr notwendig, aus dem laufenden Geschäft ausgegliedert wurden, oder sie machen sich das historische Wissen zunutze.

Die Geschichte des Northeimer Stadtarchivs als einer eigenen Institution begann 1936. Aber das Archiv als solches, als die Sammlung des Schriftgutes von bleibendem Wert, ist viel älter.

Der Chronist Lubecus berichtet in seiner 1577 erschienen "Chronika der Grafschaft und des Klosters Northeim" von einem Rechtsstreit zwischen Stadt und Kloster St. Blasien um das Jahr 1400, als eine Urkunde gesucht wurde. Auch wenn man sie damals nicht fand oder nicht finden wollte, was in diesem Fall den Verantwortlichen wohl richtiger erschien, zeigt es, dass die Stadt schon immer ihre wichtigen Dokumente an einem zentralen, nur ihr zugänglichen Ort aufbewahrte, um ihre Rechte zu sichern und die Urkunden in Streitfällen zu nutzen.

Die erste bekannte Nennung des Archivs findet sich in der Verfassungsurkunde aus dem Jahr 1702. Im § 14 werden der Stadtschreiber und seine Mitarbeiter angewiesen: "niemanden das allergeringste aus der Registratur, Archiv oder gerichtlichen Acten ohne Vorwissen und Consens des Bürgermeisters und Syndici (zu) communiciren." Und im § 16 wird der Bürgermeister ermahnt, dass "er sich die Stadt Privilegia, Recesse und andere Documenta und im Archive befindliche Nachrichten mit dem fürdersamsten wohl bekannt zu machen, davon aber nichts mit in sein Haus zunehmen." Die ersten überlieferten Registraturverzeichnisse, also Auflistungen der vorhandenen Akten, stammen aus dem 18.Jahrhundert und machen deutlich, dass es einen für die Bedingungen der Zeit umfangreichen Bestand gab. Sie machen auch deutlich, dass die Notwendigkeit bestand, grundlegend Ordnung in die Akten zu bringen und sie nach Sachgebieten zu gliedern. Bei weiteren Ordnungsarbeiten in den 40er und 60er Jahren des 19.Jahrhunderts hat man darauf zurückgegriffen und schließlich hat Adolf Hueg sie in den 30er Jahren des 20. Jahrhunderts benutzt.

Allerdings war dieses Ratsarchiv den Unwägnissen der Zeit ausgesetzt, und der Rathausbrand von 1832 fügte ihm schwere Verluste zu. Als am 28. Mai ein Feuer im benachbarten Haus ausbrach, das aufs Rathaus übergriff, evakuierte man nicht schnell genug den Archivbestand, der in der städtischen Leihkammer untergebracht war. Man wollte die eingelagerten Dinge nicht durch überstürztes Handeln möglichem Diebstahl und Plünderung aussetzen, verlor so aber weitgehend alles und große Teile des Archivs gleich mit. So überlebte diesen Feuersturm nur das Archivgut, was sich zufällig in anderen Verwaltungsräumen oder anderenorts befand.

Auch wenn die Verluste empfindlich waren und die Stadt bei Prozessen nun schlechter aussehen ließen, weil man nicht die notwendigen Dokumente beibringen konnte, waren doch noch genug Quellen übrig geblieben, die eine qualifizierte Forschung über die Stadtgeschichte zuließen. Gerade die Forschungen und Veröffentlichungen des Polizeisenators Ernst Friese Mitte des 19. Jahrhunderts zeigen dies, aber auch die Stadtgeschichte von Vennigerholz, 1894, oder die Publikationen von Adolf Hueg in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts. Friese und Hueg waren es auch, die wertvolle überlieferte Dokumente durch Veröffentlichung für die Nachwelt retteten, gingen doch einige Originale durch Unachtsamkeit und Schlamperei, aber auch durch eine weitere Katastrophe verloren.

Zu diesen schleichenden Verlusten, bewirkt auch durch eine permanente Unordnung, trug auch bei, dass das Archiv seine Standorte ständig wechselte. Erst zehn Jahre nach dem Rathausbrand fand es 1842 in dem neu erworbenen Rumannschen Haus am Entenmarkt, das bis 1959 als Rathaus dienen sollte, seinen Platz. Nach dem Ersten Weltkrieg wurden die Akten dann weiter verlagert in die vom Militär geräumte ehemalige Unteroffiziersschule -Scharnhorst-Kaserne - und fanden erst 1936 dann ein praktisches Domizil in den Kellerräumen der neuerrichteten Sparkasse am Münsterplatz.

In diese Zeit fällt auch die Einrichtung des Archivs als Stadtarchiv als eine eigenständige Institution in der Stadtverwaltung mit einem bestallten Stadtarchivar. Mit Adolf Hueg hatte man den richtigen Mann gefunden, der mit seinem persönlichen Engagement und seiner wissenschaftlichen Qualifikation der Aufgabe Herr wurde, Ordnung in die Bestände des Northeimer Stadtarchivs zu bringen.

Hueg legte 1939 ein erstes Findbuch vor, in dem der sogenannte Altbestand verzeichnet ist. Dieser Bestand umfasst die ältesten Dokumente vom 15. Jahrhundert bis etwa 1890. Zehn Jahre später folgten zwei Ergänzungsbände zum Repositurverzeichnis des sogenannten Magistratsbestandes, der wesentlich den Zeitabschnitt 1890 bis 1930 umfasst. Damit war mit diesem auch mit Nachträgen von Hueg versehenen Repositurbuch einschließlich der Ergänzungsbände dieser Aktenbestand findbuchmäßig erfasst.

Allerdings hatte der Zweite Weltkrieg dem Northeimer Stadtarchiv neuerliche Verluste gebracht. Ende des Krieges wurde Hueg aufgefordert, die wertvollsten Archivalien und Museumsgüter zusammenzustellen und sie an einen sicheren Ort zu bringen. Seinen Plan, dieses Material dezentral auf Gütern der Umgebung unterzubringen, konnte er allerdings nicht durchsetzen und so wurde es zentral im Schacht des Kaliwerks "Wittekind" in Volpriehausen eingelagert. Die dort eingelagerten zehn Kisten mit Archivalien wurden im September 1945 nach einer Explosionskatastrophe durch Wassereinbruch vernichtet, wie auch die 14 Kisten mit Museumsgegenständen und jede Menge Material anderer Herkunft verloren gingen.

Nach dem Zweiten Weltkrieg ging die Odyssee der Akten des Stadtarchivs weiter. Die Räumlichkeiten in der Kreissparkasse mussten geräumt werden, Herberge fanden die Akten dann zunächst wieder in der Scharnhorstkaserne, bis sie 1959 in das aufgegebene Rathaus am Entenmarkt zurückwanderten. 1964 wurden sie im Haus der ehemaligen landwirtschaftlichen Winterschule in der Hindenburgstraße untergebracht.

Diese drei Umzüge innerhalb von 20 Jahren waren der Ordnung nicht gerade zuträglich. Nach 1976 wurden die Akten mit großem personellen Aufwand in eine neue Ordnung gebracht und verkrafteten ihren neuerlichen Umzug in den St.Blasien-Komplex unbeschadet.

Hier stand für die Akten hinreichender Raum zur Verfügung und die Benutzer konnten in einem historischen Raum, im "Gewölbe" über der St. Blasienkapelle, ihre Forschungen betreiben. Beim Neubau der Münsterkirche um 1500 war dieser Raum als Archiv- und Bibliotheksraum des Klosters St.Blasien geplant worden. Als die Münsterkirche, die nach der Einführung der Reformation als ehemalige Klosterkirche nicht weiter gebaut wurde, dann als Ruine verblieb und 1733 abgebrochen wurde, blieben als Reste nur die Sakristei, die heutige St.Blasien-Kapelle, und eben der Gewölberaum darüber erhalten und entwickelten sich mit Anbauten zu einem eigenständigen Gebäude. Als 1979 das Stadtarchiv in den St. Blasien-Komplex zog, hatte auch der Schlussstein in dem Gewölbe, der die HI. Katharina von Alexandrien zeigt und die u.a. als Schutzpatronin der Archive und Bibliotheken gilt, wieder seine eigene Bedeutung und das Stadtarchiv Northeim konnte für sich reklamieren, wohl einen der ältesten Archivräume Niedersachsens zu besitzen. Es war schon bemerkenswert, dass nun die städtischen Akten ihren Platz dort gefunden hatten, wo einstmals die Akten des Klosters aufbewahrt werden sollten, zumal gerade diese beiden, Stadt und Kloster, immer wieder in Rechtsstreitigkeiten gelegen und sich mit ihren jeweils eigenen Akten wohl munitioniert hatten, um als Sieger aus dem Streit hervorzugehen.

Im St. Blasien-Komplex war das Magazin mit vier Räumen durchaus ausreichend. Ein Raum fasste die beiden Alt-Aktenbestände sowie die Zeitungssammlung. Fensterlos und mit einer Notfalltür versehen, war er für diese ältesten Bestände sehr geeignet. Ein weiterer Raum nahm die Gesetzes- und Verordnungssammlung auf, der dritte die Ortschaftsbestände, der vierte fasste die Rechnungsbücher, Desposita und war Raumreserve für Neuzugänge. Mit der technischen Ausstattung des Archivs im St. Blasien-Komplex, Brandmeldeanlage, feuersichere Türen, versuchte man das Problem zu relativieren, in einem Fachwerkhaus mit einem gewissen Gefährdungspotential historische "Papiere" unterzubringen.

Im Laufe der nächsten zwanzig Jahre schmolz die Raumreserve aber schnell zusammen. Anfang der 80er Jahre kam ein umfangreicher Bestand, die Folgeakten des Magistratsbestandes, aus dem Rathaus am Zwinger auf das Archiv zu, da der dortige Unterbringungsraum anderweitig genutzt werden musste. Diese Akten - umfassend den Zeitraum von 1930 bis 1970 - konnten im St. Blasien-Komplex nur unzureichend auf dem Dachboden gelagert werden. Dazu kam, dass das Archiv, zunächst ganz wesentlich nur auf die historischen Akten beschränkt, immer mehr als Verwaltungsarchiv genutzt wurde. Akten fanden hier ihren Platz, die zwar nicht mehr zum laufenden Geschäftsbetrieb der Verwaltung gehörten, aber von dort immer wieder noch einmal angefordert wurden.

Bedingt durch die immer problematischeren Unterbringungsmöglichkeiten der Aktenbestände, es war nicht allein die räumliche Enge, sondern auch die Statik des Hauses war beeinträchtigt, reiften in den 90er Jahren Pläne, das Stadtarchiv in den Umzug der Verwaltung in das neue Rathaus am Scharnhorstplatz einzubeziehen. Im Hauptgebäude - Scharnhorstplatz 1 - standen genug Kellerräume zur Verfügung und im Bereich der ehemaligen Wache, die in diesem Gebäude untergebracht war, ließen sich unschwer die nötigen Büroräume und der Benutzerraum einrichten. Gleichzeitig sollte das Stadtarchiv so eng an die Verwaltung angegliedert werden und seine Funktion als Verwaltungsarchiv erweitert werden. Die bisherige Organisation der Altaktenverwahrung in einzelnen Aktenkammern hatte sich als wenig effektiv, in bestimmten Fällen sogar als höchst problematisch erwiesen.

So zog das Stadtarchiv nun erneut um und zum dritten Mal fanden die Akten in der Scharnhorstkaserne ihren Platz. Der Umzug mit 2500 Archiv- und 1000 Umzugskartons war zwar sehr kraftaufwendig, konnte aber so bewältigt werden, dass das Archiv nur einen Monat für den Benutzerverkehr geschlossen und gegenüber der Verwaltung nur an den vier Umzugstagen nicht auskunftsfähig war. Durch die Übernahme von ca. 500 lfm Akten ins Verwaltungsarchiv veränderte das Stadtarchiv seinen Charakter endgültig hin zu einem zentralen Archiv der Verwaltung mit historischen und aktuellen Beständen.

In den Kellerräumen waren die statischen Probleme gelöst, das Raumklima ausreichend, da die Räume doch mehr oder weniger ebenerdig sind. Nur ist die Gefährdung durch Wasserschäden größer als im zweiten Stockwerk im St. Blasien-Komplex, aber auch hier, das Problem im Auge, konnte Vorsorge getroffen werden. Entscheidend aber ist, dass nun genügend Raum zur Verfügung steht und durch die Einrichtung des Verwaltungsarchivs der kontinuierliche Prozess des Übergangs der archivwürdigen Akten aus dem Verwaltungsarchivbereich in den historischen Bereich gegeben ist. Akten die vom rechtlichen Aspekt her überholt und geschichtlich wertlos sind, können nun regelmäßig automatisch ausgesondert werden.

Die Einführung der elektronischen Datenverarbeitung in der Northeimer Stadtverwaltung machte auch vor dem Archiv nicht halt. Seit 1995 werden die Aktenverzeichnisse mit EDV erstellt und ebenso Übersichten über verschiedene Sammlungen angelegt. Der Auskunftsdienst wurde dadurch entscheidend effektiviert, auch wenn nach wie vor archivarischer Spürsinn gefordert ist. Umfangreich wurde nach dem Umzug in die neuen Räumlichkeiten der sogenannte Neubestand, der nun auch einen angemessenen Raum finden konnte, geordnet und verzeichnet. Dabei wurde natürlich die Verzeichnung mit EDV vorgenommen und für jede Akte ein Inhaltsverzeichnis angelegt. So konnte im Jahr 2000 das dritte Findbuch vorgelegt werden.

Seit 1936 also ist das Stadtarchiv Northeim eine eigene Institution innerhalb der Stadtverwaltung und nicht mehr nur eine Aktenkammer. Die Altakten werden hier verwaltet und die in Dokumenten festgehaltenen Rechtsansprüche der Stadt gesichert, die Verwaltung mit Auskünften versorgt, Benutzern bei Vorliegen eines berechtigten Interesses Informationen gegeben und den heimatgeschichtlich Interessierten die Möglichkeit zur Forschung gegeben. 1936 übernahm Adolf Hueg als erster die Funktion des Stadtarchivars. Nach seinem Tode 1950 folgte ihm Heinrich Eggeling, der das Amt 1969 an Emil Jörns abgab. Jörns verwaltete es bis zu seinem Tod im Jahr 1977. Hartmut von Hindte übernahm die Aufgabe 1979, schon seit 1976 hatte er den 1979 stattfindenden Umzug in den St.Blasien-Komplex vorbereitet. Seit 1995 ist Ekkehard Just Northeimer Stadtarchivar. Von ihnen und immer mit Unterstützung einer Vielzahl von Helfern und einer geneigten Führungsspitze der Stadt wurde die Aufgabe, die den Gemeinden als Pflicht übertragen ist, Urkunden und Akten der Stadtgemeinde aufzubewahren und auskunftsfähig zu erhalten, wahrgenommen. Und neben der Sicherung der historischen Überlieferung wurde im Northeimer Archiv noch viel an der Stadtgeschichte gearbeitet und an der Stadtgeschichte geschrieben.

So kommt das Stadtarchiv Northeim den Anforderungen des Niedersächsischen Archivgesetzes nach, das die Kommunen verpflichtet, ihr Schriftgut, das von bleibenden Wert für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, für die Sicherung berechtigter privater Interessen und für die Forschung ist, als Archivgut zu sichern.